Van blinde vlekken naar gezamenlijk resultaat

Het enthousiasme van Wim is aanstekelijk. Je wordt er vrolijk van. Zijn gedrevenheid trekt je mee. In de tijd dat we samen hebben gewerkt zijn mooie resultaten bereikt. Resultaten die de organisatie verder brengen en niet vanuit het eigen belang van Wim. Dat tekent en siert hem.

Ook na onze samenwerking heb ik nog steeds veel contact met Wim. De gesprekken zijn altijd verrijkend en geven nieuwe inzichten. Het simpel maken van complexe processen is wel één van de kwaliteiten van Wim.

Met Wim’s unieke methode NaFIGeren kunnen organisaties snel de juiste requirements bovenwater krijgen en zien wat het meest belangrijk is. Het is een fijne collega om mee samen te werken, ik beveel hem echt aan.

Wim Rutten van de projectpiloot.nl heeft een cruciale rol gespeeld bij het transformeren van de chaos rondom documenten en processen van het Corona team bij de GGD Amsterdam. Aangetrokken als kwaliteitsfunctionaris stond hij voor de uitdaging om orde te scheppen in 86.000 bestanden met talloze versies en onduidelijke procedures en de processen. Met een pragmatische aanpak en doordacht en gestructureerde inregeling bracht Wim de processen op een praktische en eenvoudige manier in kaart. Tegelijkertijd realiseerde hij zich de noodzaak van een gestructureerd documentmanagementsysteem.

Met de dreiging van langdurige coronamaatregelen en het risico van kennisverlies bij vertrekkend personeel, voerde Wim een grondig onderzoek uit en koos hij voor M-files. Binnen zeer korte periode heeft hij samen met één van onze consultants een basisstructuur neergezet waarmee direct aan de gang kon worden gegaan. Vervolgens is nog een aantal verbeteringen doorgevoerd, zoals een goedkeuringsproces, en is M-files verder uitgerold binnen de GGD Amsterdam.

Dankzij onze open en respectvolle samenwerking resulteerde de implementatie van M-files in een indrukwekkende prestatie: binnen een half jaar waren de corona-processen geordend en was het aantal documenten overzichtelijk en gestructureerd teruggebracht van 86.000 naar slechts 750 voor alleen het Corona team.

Dit succesvolle project onderstreept Wim Rutten's doortastendheid en Geone's betrokkenheid bij het overzichtelijk, snel en gedragen leveren van waardevolle documenten management oplossingen.

Wim heeft samengewerkt met Tineke in hetzelfde team. Wij hebben Wim ingehuurd om samen met ons een nieuw team op te starten: Team Bedrijfsvoering. En daarnaast wilden we een vertrek- en landingsplatform creëren voor de interne organisatie. Dit klonk Wim, als ProjectPiloot® als muziek in de oren.

Met behulp van Wim zijn eigen ontwikkelde methode NaFIGeren® hebben we bij de betrokken collega’s opgehaald waar zij binnen de organisatie tegenaanlopen, risico's zien en waar ze behoefte aan hebben. Daarnaast zijn ook de successen meegenomen Vol enthousiasme heeft Wim er, samen met ons, voor gezorgd dat wij niet meer achter de feiten aanlopen, maar juist inzicht hebben gekregen in alles wat er speelt ten aanzien van bedrijfsvoering.

Met de opgehaalde data hebben wij als team uiteindelijk een keuze kunnen maken: waar moeten we nu mee aan de slag gaan! Dit werkt verhelderend. Omdat we de collega’s zelf hebben gevraagd naar hun input hebben we gedragen en weloverwogen keuzes gemaakt. We hebben samen in een half jaar tijd enorm veel resultaat geboekt.

In zijn rol als kwaliteitsfunctionaris bij de GGD Amsterdam, heeft Wim een belangrijke bijdrage geleverd aan de ontwikkeling van een Regionaal Expertisecentrum voor Tuberculose in regio Noordwest NL. Zijn inzet en deskundigheid kwamen duidelijk naar voren tijdens de workshops NaFIGeren, die hij leidde met het managementteam (MT). Daarna, in één sessie en met behulp van 5 copiloten, ook met ca. 60 medewerkers van zeven team tuberculosebestrijding van GGD-en in regio Noordwest NL.

Wat bijzonder indrukwekkend was, is de manier waarop Wim het MT en de medewerkers bij elkaar bracht. Deze aanpak heeft een waardevol inzicht gegeven in de bestaande uitdagingen. Hierdoor kon er effectief worden gewerkt aan het verbeteren van de onderlinge communicatie en samenwerking, ondanks culturele verschillen.

De resultaten uit Wim’s workshops zijn meegenomen in het adviesrapport 'inrichtingsplan Centrum Organisatie TBC Noordwest NL. Dit getuigt van de impact en het langdurige effect van zijn werk. Zijn vermogen om complexe vraagstukken te vereenvoudigen en tastbare oplossingen te bieden, maakt hem een bijzondere kracht in elk project of team. Zijn bijdrage aan het verbeteren van de tuberculosezorg en -beheer binnen de regionale GGD-en is lovenswaardig.

Wim’s professionele houding, gecombineerd met zijn diepgaande expertise en effectieve aanpak, maakt hem een uitzonderlijke kwaliteitsfunctionaris, wiens werk niet alleen door zijn directe collega’s, maar ook door de gehele publieke- en gezondheidszorgsector erkend en gewaardeerd zou moeten worden. Met zijn inzichten kan je het verschil maken bij elke verandering!

Wim zit boordevol ambitie om een organisatie te verbeteren. Voor Wim zit de kern voor het verbeteren in vertrouwen: De medewerkers het vertrouwen geven om hun expertise zo optimaal in te zetten, en tegelijkertijd ervoor zorgen dat de organisatie meer vertrouwen krijgt van medewerkers door in te zetten op communicatie en transparantie.

Wim heeft een aanpak ontwikkelt voor verbeterprojecten, waarbij de mens centraal staat. Het NaFIGeren. Zijn aanpak zorgt voor meer grip en een beter overzicht. Dit zorgt ervoor dat het draagvlak binnen de gehele organisatie groeit, omdat medewerkers zich daadwerkelijk betrokken voelen bij het veranderproces. Zelf heb ik zijn aanpak al meerdere malen met succes toegepast op verschillende verbetertrajecten: Teams zijn vol enthousiasme aan de slag gegaan, waarbij opdrachtgevers erg onder de indruk waren van de opgeleverde resultaten.

Ik heb zelf als young professional onder Wim gewerkt. Hij heeft mij altijd veel vertrouwen, steun en begeleiding gegeven. Ik kreeg de ruimte om mijzelf te ontwikkelen, maar hij stond altijd paraat om daar waar nodig mee te denken en mij te coachen met een grote dosis humor. Wim’s verbeterambitie werkt aanstekelijk, en ik ben blij dat ik onder zijn toeziend oog veel van hem heb kunnen leren.

Wim has a remarkable capability to see both people working in and with complex systems as well as the system itself.

Our main collaboration was in the Corona Unit, municipal Public Health Department Amsterdam. In our pilot to co-create a Document Management System (DMS) hence organizing and analyzing in a structured more than 86.000 documents to 750 in M-files (DMS, https://geone.nl/)

I was co responsible as a medical coordinator for the vaccination during the COVID-19 PANDEMIC.

In other departments of the GGD Amsterdam, TB, Veilig thuis and Communicable Disease Control this creative solution is being implemented.

My thoughts are about how amazing it is engage and inspire young and seasoned professionals to embrace the new way of working when it comes identifying and simplifying process. Putting humans central with their own input. Making work more inclusive and fun.

Wim rocks with a sense of humor, laser like focus, overview, and vision.

Try and see

Wim heeft bijna 2 jaar bij de GGD gewerkt als kwaliteitsfunctionaris. Voor het grootste deel bij het team Corona. Hij heeft daar met het team een kwaliteitssysteem opgezet. Iets dat er nog niet was. Zijn methode NaFIGeren® richt zich erop vanuit kennis en ervaring van medewerkers naar werkprocessen te kijken en kritieke punten daarin te borgen.

Door deze methode werden medewerkers niet alleen optimaal ondersteund en geholpen hun werk goed te doen, maar door het mét hen te doen ook goed geborgd. Deze methode NaFIGeren, is ook voor andere optimalisaties van werkprocessen goed bruikbaar zo is gebleken bij het ontwikkelen van een aanpak voor regionale TBC zorg.

Wim is het voorbeeld van een ideale professional. Hij doorziet de oorzaken achter problemen en weet anderen te overtuigen van zijn oplossingen. Gaat daarbij weerstand niet uit de weg, zowel collegiaal als hiërarchisch, zonder de goede verstandhouding aan te tasten.

Uiteindelijk resulteert dat in een situatie waarin hij meer en meer betrokken wordt in een vroeger stadium van het project en bij onderwerpen die feitelijk niet op zijn bordje liggen.

Dit kan de indruk wekken dat het hem makkelijk afgaat, maar daarvoor levert hij uiteindelijk meer kwaliteit dan gevraagd in een meer dan prettige werksfeer.

Aanleiding tot mijn kennismaking met Wim was de wens van een organisatie om de huidige inrichting van het planningssysteem te optimaliseren. De optimalisatie bestond uit het opschonen van de historie in de applicatie, en de systeemtabellen vullen met nieuwe informatie. Aan dit traject waren, soms grote, risico’s verbonden: interfaces met andere applicaties binnen de organisatie, relaties van de systeemtabellen onderling en de toegankelijkheid van het systeem voor de gebruikers.

Het op een in de praktijk bewezen, unieke en visuele wijze in kaart brengen van alle onderkende risico’s en het bewaken en uitzetten van de daaruit volgende acties is uitstekend door Wim gemanaged. Gedurende het project was er steeds een heldere analyse beschikbaar. Het heeft de organisatie een gestroomlijnde applicatie opgeleverd.

Wim staat open voor informatie en kan goed meedenken gedurende het project. Verschillen in inzichten zijn bespreekbaar en door de oplossingsgerichtheid van Wim nooit een probleem. Het heeft mij zeker nieuwe inzichten opgeleverd!

Ik heb eind 2011 met Wim samengewerkt in een project welke raakvlakken had met mijn eigen werk (proceseigenaar roostering en planning). Door deze kennismaking heb ik hem vanuit de Businesskant benaderd om samen te werken in een optimalisatieproject van een planningssoftware-systeem bij Philadelphia.

Vanaf begin 2012 hebben we ruim een jaar samengewerkt aan het project OPTIDRoP. Wim is sterk in het analyseren en inzichtelijk maken van verschillen en knelpunten. Hij maakt dit inzichtelijk door het te visualiseren. Daarbij is hij goed in het opstellen van definities gezien vanuit Informatie/data-, Proces- en Systeemkwaliteit. Door zijn inbreng heeft Wim de organisatie enorm geholpen en zijn de Business en de ICT afdeling met elkaar in verbinding gebracht.

Wim heeft zijn eigen manier van werken en maakt daarbij gebruik van de gebruikers en de stakeholders. Dit betrekken van medewerkers gaat Wim gemakkelijk af, hij is sociaal erg vaardig. Door zijn eigen enthousiasme en hard voor de zaak, krijgt hij veel medewerking. Wim is een hele fijne (tijdelijke) collega – dank Wim voor de samenwerking!

Wim is een gedreven, analytisch denker en doener. Wat opvalt bij Wim is dat hij open staat voor nieuwe ideeën en daar ook naar handeld. Wim gaat er dan ook vol voor en gebruikt zijn ervaring en kennis om zaken goed af te ronden. Naast zijn no-nonsense mentaliteit, is zijn hartelijke persoonlijkheid een garantie voor prettige samenwerking. Bij Wim weet je waar je aan toe bent.

Als projectmanager bij een grote ICT organisatie stond H. Petit* aan de vooravond van de implementatie van een nieuw systeem. In een omgeving waar interne processen vaak naar binnen gekeerd zijn en complexiteit samenwerking vaak in de weg zitten.

"Mijn opdracht was duidelijk: het ophalen van de functionele specificaties voor een nieuw systeem. De praktijk was weerbarstiger. Ik bevond me in een organisatie waarin samenwerken over afdelingen heen niet vanzelfsprekend was. Tijdens de validatie van het project in de Project Control Board werd ik door een collega gewezen op de NaFIGeren-methodiek van Wim Rutten. Hoewel zijn aanpak toen nog relatief nieuw was, zag ik meteen de potentie: een gestructureerde manier om helderheid te brengen in een complex speelveld. Mede hierom werd Wim Rutten van ProjectPiloot ingeschakeld. Zijn kracht ligt in het doorgronden van de echte vraag, het creëren van overzicht en het meekrijgen van mensen in verandering."

"Wim wist met zijn manier van doorvragen en structureren alle stakeholders in de meewerkmodus te krijgen. Hij bracht daarnaast overzicht, gaf richting aan het proces en zorgde voor transparantie waar dat eerder ontbrak. De samenwerking tussen het projectmanagement en ProjectPiloot verliep soepel. Daardoor konden we snel schakelen, zonder in te leveren op kwaliteit."

"Het resultaat was een Programma van Eisen wat klonk als een klok. Compleet, transparant en gedragen door alle betrokkenen. Ik kijk met erg veel tevredenheid terug op de samenwerking met de ProjectPiloot. Het heeft een bijzonder positieve dimensie toegevoegd aan mijn kennis hoe specificaties te definiëren bij de start van een project."