Ik zei tegen mijzelf: "En nu is het klaar!"

In mijn vroege dagen als project- en testmanager bij de overheid voelde ik de druk van budgetoverschrijdingen, uitgestelde deadlines en miscommunicatie. Net als mijn collega’s werd ik er soms wanhopig van als medewerkers de veranderingen die wij doorvoerden niet omarmden. Of als oplossingen te ver van de realiteit af stonden.

Ik herinner me nog goed de dag dat ik als testmanager voor een uitpuilende mailbox en een eindeloze lijst van onopgeloste problemen zat. Dat was het moment waarop ik dacht: ‘En nu is het klaar.’ Vanaf dat moment besloot ik om mijn aanpak te veranderen en me te richten op wat essentieel is: heldere communicatie, praktische oplossingen en een team dat zich betrokken voelt en samenwerkt aan gemeenschappelijke doelen.

Van weerstand naar enthousiasme

Nu, als ervaren projectleider bij Projectpiloot.nl, voelt elke dag als een nieuwe kans om iets betekenisvols te doen. Ik begin mijn dagen niet meer met een gevoel van dreiging, maar met een agenda die zowel uitdagend als beheersbaar is.

De teams waarbij ik betrokken ben, werken met enthousiasme aan hun project. De veranderingen die we doorvoeren, zijn niet alleen praktisch en doeltreffend, maar worden ook gedragen en gevierd door alle medewerkers. In plaats van te vechten tegen weerstand, creëren we nu samenhang en betrokkenheid. Budgetten worden gerespecteerd en deadlines worden niet alleen gehaald, het komt zelfs regelmatig voor dat we eerder klaar zijn.

Oog voor strategie en praktijk

Ik heb een sterke focus op heldere communicatie en het betrekken van alle teamleden. Dit vergroot niet alleen de samenhang binnen het team, maar zorgt er ook voor dat projecten soepeler verlopen en meer draagvlak hebben. Omdat ik strategisch inzicht combineer met praktische haalbaarheid, zijn de projecten die ik begeleid niet alleen in lijn met de lange termijn doelen van de organisatie, maar ook realistisch en uitvoerbaar op de korte termijn.

Omdat ik veel ervaring heb met overheidsprojecten, kan ik effectief omgaan met de complexiteit en veelzijdigheid daarvan. Ik ben in staat snel te reageren op veranderende omstandigheden en onvoorziene uitdagingen. Dit aanpassingsvermogen is cruciaal in de vaak veranderlijke omgeving van overheidsprojecten (denk aan COVID-19).

Soepel veranderen is mogelijk

Ik geloof dat duurzame veranderingen soepel door te voeren zijn als je deze aspecten combineert: het zien, horen en waarderen van alle betrokkenen, samenwerking en effectieve communicatie. Daarbij staat het verenigen van teams rond gemeenschappelijke doelen centraal. Net als het bouwen van bruggen tussen verschillende afdelingen. Zo komen we tot praktische en haalbare oplossingen.

Een cultuur van openheid en transparantie is hierbij belangrijk, zodat risico’s en uitdagingen op een constructieve manier kunnen worden aangepakt. Deze cultuur geldt niet alleen in mijn werk, maar ik ervaar dit ook als volleybalspeler, leidinggevende van de klusclub en als vrijwilliger bij schouwburg Junushoff. Je bereikt veel meer met verbinding en humor en het komt ten goede aan de sfeer.

Boek een gratis take off sessie
en ontdek hoe jouw projecten gegarandeerd succesvol worden

Opdrachtgevers ProjectPiloot:

Het enthousiasme van Wim is aanstekelijk. Je wordt er vrolijk van. Zijn gedrevenheid trekt je mee. In de tijd dat we samen hebben gewerkt zijn mooie resultaten bereikt. Resultaten die de organisatie verder brengen en niet vanuit het eigen belang van Wim. Dat tekent en siert hem.

Ook na onze samenwerking heb ik nog steeds veel contact met Wim. De gesprekken zijn altijd verrijkend en geven nieuwe inzichten. Het simpel maken van complexe processen is wel één van de kwaliteiten van Wim.

Met Wim’s unieke methode NaFIGeren kunnen organisaties snel de juiste requirements bovenwater krijgen en zien wat het meest belangrijk is. Het is een fijne collega om mee samen te werken, ik beveel hem echt aan.

Wim heeft bijna 2 jaar bij de GGD gewerkt als kwaliteitsfunctionaris. Voor het grootste deel bij het team Corona. Hij heeft daar met het team een kwaliteitssysteem opgezet. Iets dat er nog niet was. Zijn methode NaFIGeren® richt zich erop vanuit kennis en ervaring van medewerkers naar werkprocessen te kijken en kritieke punten daarin te borgen.

Door deze methode werden medewerkers niet alleen optimaal ondersteund en geholpen hun werk goed te doen, maar door het mét hen te doen ook goed geborgd. Deze methode NaFIGeren, is ook voor andere optimalisaties van werkprocessen goed bruikbaar zo is gebleken bij het ontwikkelen van een aanpak voor regionale TBC zorg.

Wim has a remarkable capability to see both people working in and with complex systems as well as the system itself.

Our main collaboration was in the Corona Unit, municipal Public Health Department Amsterdam. In our pilot to co-create a Document Management System (DMS) hence organizing and analyzing in a structured more than 86.000 documents to 750 in M-files (DMS, https://geone.nl/)

I was co responsible as a medical coordinator for the vaccination during the COVID-19 PANDEMIC.

In other departments of the GGD Amsterdam, TB, Veilig thuis and Communicable Disease Control this creative solution is being implemented.

My thoughts are about how amazing it is engage and inspire young and seasoned professionals to embrace the new way of working when it comes identifying and simplifying process. Putting humans central with their own input. Making work more inclusive and fun.

Wim rocks with a sense of humor, laser like focus, overview, and vision.

Try and see

Wim zit boordevol ambitie om een organisatie te verbeteren. Voor Wim zit de kern voor het verbeteren in vertrouwen: De medewerkers het vertrouwen geven om hun expertise zo optimaal in te zetten, en tegelijkertijd ervoor zorgen dat de organisatie meer vertrouwen krijgt van medewerkers door in te zetten op communicatie en transparantie.

Wim heeft een aanpak ontwikkelt voor verbeterprojecten, waarbij de mens centraal staat. Het NaFIGeren. Zijn aanpak zorgt voor meer grip en een beter overzicht. Dit zorgt ervoor dat het draagvlak binnen de gehele organisatie groeit, omdat medewerkers zich daadwerkelijk betrokken voelen bij het veranderproces. Zelf heb ik zijn aanpak al meerdere malen met succes toegepast op verschillende verbetertrajecten: Teams zijn vol enthousiasme aan de slag gegaan, waarbij opdrachtgevers erg onder de indruk waren van de opgeleverde resultaten.

Ik heb zelf als young professional onder Wim gewerkt. Hij heeft mij altijd veel vertrouwen, steun en begeleiding gegeven. Ik kreeg de ruimte om mijzelf te ontwikkelen, maar hij stond altijd paraat om daar waar nodig mee te denken en mij te coachen met een grote dosis humor. Wim’s verbeterambitie werkt aanstekelijk, en ik ben blij dat ik onder zijn toeziend oog veel van hem heb kunnen leren.

Wim Rutten van de projectpiloot.nl heeft een cruciale rol gespeeld bij het transformeren van de chaos rondom documenten en processen van het Corona team bij de GGD Amsterdam.

Aangetrokken als kwaliteitsfunctionaris, stond hij voor de uitdaging om orde te scheppen in 86.000 bestanden met talloze versies en onduidelijke procedures en de processen

Met een pragmatische aanpak en doordacht en gestructureerde inregeling bracht Wim de processen op een praktische en eenvoudige manier in kaart. Tegelijkertijd realiseerde hij zich de noodzaak van een gestructureerd documentmanagementsysteem.

Met de dreiging van langdurige coronamaatregelen en het risico van kennisverlies bij vertrekkend personeel, voerde Wim een grondig onderzoek uit en koos hij voor M-files. Binnen zeer korte periode heeft hij samen met één van onze consultants een basisstructuur neergezet waarmee direct aan de gang kon worden gegaan. Vervolgens is nog een aantal verbeteringen doorgevoerd, zoals een goedkeuringsproces, en is M-Files verder uitgerold binnen de GGD Amsterdam

Dankzij onze open en respectvolle samenwerking resulteerde de implementatie van M-files in een indrukwekkende prestatie: binnen een half jaar waren de corona-processen geordend en was het aantal documenten overzichtelijk en gestructureerd teruggebracht van 86.000 naar slechts 750 voor alleen het Corona team.

Dit succesvolle project onderstreept Wim Rutten’s doortastendheid en Geone's betrokkenheid bij het overzichtelijk, snel en gedragen leveren van waardevolle document management oplossingen voor zowel maatschappelijke uitdagingen als zakelijke oplossingen.

Wij hebben Wim ingehuurd om samen met ons een nieuw team op te starten: Team Bedrijfsvoering. En daarnaast wilden we een vertrek- en landingsplatform creëren voor de interne organisatie. Dit klonk Wim, als ProjectPiloot® als muziek in de oren.

Met behulp van Wim zijn eigen ontwikkelde methode NaFIGeren® hebben we bij de betrokken collega’s opgehaald waar zij binnen de organisatie tegenaanlopen, risico's zien en waar ze behoefte aan hebben. Daarnaast zijn ook de successen meegenomen

Vol enthousiasme heeft Wim er, samen met ons, voor gezorgd dat wij niet meer achter de feiten aanlopen, maar juist inzicht hebben gekregen in alles wat er speelt ten aanzien van bedrijfsvoering.

Met de opgehaalde data hebben wij als team uiteindelijk een keuze kunnen maken: waar moeten we nu mee aan de slag gaan! Dit werkt verhelderend. Omdat we de collega’s zelf hebben gevraagd naar hun input hebben we gedragen en weloverwogen keuzes gemaakt. We hebben samen in een half jaar tijd enorm veel resultaat geboekt.

Voor succesvolle verbetertrajecten

Ik zei tegen mijzelf: "En nu is het klaar!"

Van weerstand naar enthousiasme

Oog voor strategie en praktijk

Soepel veranderen is mogelijk

Opdrachtgevers ProjectPiloot: