ProjectPiloot invliegen

Herken je dit?

Het is middenin de nacht en je kunt de slaap niet vatten.

Het gepieker over je nieuwe project houdt je wakker. Er zijn zoveel dingen om rekening mee te houden. Je moet er niet aan denken dat het project mislukt. Dat is slecht voor je carrière en voor het vertrouwen in de overheid. Je hebt te maken met publiek geld, dus dat wil je verantwoord besteden. En wat dacht je van het effect op de betrokkenen? Oef, je hebt al heel wat ervaring, maar dit project is toch net een maatje groter…

Als je bij de koffieautomaat de grote lijn van je plannen met een collega deelt, zie je haar wenkbrauwen omhoog gaan.

Ook als je verder uitlegt wat je bedoelt, blijft ze kritisch. Deze verandering zal toch niet net zoveel weerstand oproepen als bij het vorige project? Je herinnert je nog levendig de ellenlange discussies met medewerkers en de talloze gesprekken die nodig waren om vragen te beantwoorden en conflicten op te lossen. Dat nooit meer!

Terwijl je met een andere projectleider je plan doorneemt, voel je een knoop in je maag.

Je denkt aan een project van een paar jaar geleden, waar je als medewerker mee te maken kreeg. De oplossing stond toen zo ver van de dagelijkse praktijk, dat de nieuwe situatie voor jou en je collega’s bijna onwerkbaar was. Je begreep niet dat ze de ‘werkvloer’ er niet bij betrokken hadden. Je collega-projectleider ziet het ook: jouw conceptplan is te ingewikkeld. In theorie is het briljant, maar in de praktijk wordt het waarschijnlijk een last. Het moet eenvoudiger.

De gewenste opleverdatum maakt je wat onrustig.

Het project dat je net hebt afgerond, was maanden vertraagd. Telkens moest er iets nieuws toegevoegd worden en vaak kreeg je meer opgeleverd dan eigenlijk nodig was. Tijdens een overleg met andere leidinggevenden hoor je dat zij hier ook wel eens tegenaan lopen. Dat is zó frustrerend en demotiverend voor het team. Bovendien vraagt de huidige situatie om snelle actie, de geplande einddatum moet echt gehaald worden. Was er maar een betere manier.

Je bent bezig met de projectbegroting en hoort in je achterhoofd steeds datzelfde stemmetje:

“Welke extra verzoeken en onvoorziene uitdagingen zullen er deze keer bij komen?” Zelfs als je ’s avonds thuis op de bank ploft, laat het je niet los. “Hoe kan ik binnen het budget blijven en toch flexibel zijn?”

Invliegen

  • Je je vol vertrouwen kunt richten op het fantastische eindresultaat van je project, omdat je weet dat je alle uitdagingen ervan aankan?
  • Medewerkers zich betrokken voelen en actief meewerken aan de besproken veranderingen?
  • Het probleem dat je wilt aanpakken na afloop niet alleen echt opgelost is, maar ook nog goed uitvoerbaar blijkt binnen de bestaande kaders?
  • Je het project snel kunt afronden, in ieder geval voor de gewenste einddatum. Of misschien zelfs nog wel eerder?
  • Je heel bewust grip weet te houden op de uitgaven en ook overtuigend kunt overbrengen wanneer gewenste extra’s wel of niet gehonoreerd kunnen worden?

Dat is allemaal mogelijk als je ProjectPiloot Wim Rutten invliegt om de voorbereidende fase van je project te begeleiden. Hij gebruikt hiervoor zijn bewezen effectieve NaFIGeren methode.

NaFIGeren is speciaal ontworpen voor het effectief managen van omvangrijke uitdagingen of problemen. De methode is helemaal afgestemd op projectmanagers en teamleiders bij de overheid en MKB.

Je kunt deze methode ook zelf leren door de ProjectPiloot training te volgen.

ProjectPiloot Wim Rutten helpt je in de voorbereidende fase van je verandertraject. Samen met jou brengt hij alle uitdagingen en prioriteiten in beeld, zodat je later niet voor verrassingen komt te staan. Wim verzorgt en begeleidt alle acties die nodig zijn, voordat je je projectplan kunt schrijven.

Hij bespreekt de uitkomsten met je, zodat er overzicht, inzicht en uitzicht ontstaat. Dat leidt tot een realistisch plan, waarbij iedereen zich betrokken voelt. Hij richt zich onder andere op:

  • je organisatie verenigen rondom een gedeelde missie
  • teams helpen gerichter en succesvoller te functioneren
  • een gezonde werksfeer creëren
  • teams begeleiden om tot zinvolle dialogen te komen
  • behoeften van betrokkenen omzetten in concrete doelen
  • effectieve coaching gesprekken voeren
  • meetinstrumenten opzetten

Voor sommige mensen kan al te veel helderheid juist zorgen voor ongemak. Een ProjectPiloot zorgt natuurlijk voor rust en controle in je organisatie door alles overzichtelijk en samenhangend te maken.

Maar we begrijpen dat volledige transparantie soms kan leiden tot onverwachte uitdagingen en druk. Wil je ontdekken hoe we met deze delicate balans omgaan en toch voordeel kunnen bieden voor jouw situatie? Neem contact met ons op voor een aangepaste benadering.

  • Korte intake om onderwerpen te bepalen (project, afdeling, probleem etc.)
  • Een 2,5 uur durende workshop
  • Verwerking van de uitkomsten van de workshop naar thema’s
  • Terugkoppeling van thema’s aan deelnemers voor inschatten kans/impact
  • Documentatie van de sessies (presentaties, templates, voorbeelden etc.).
  • Een overzicht van thema’s/aandachtsgebieden
  • Een risico inventarisatie van deze thema’s met bijbehorende risicodiagrammen.
  • Prioritering van de thema’s.
  • Per thema een separaat document bestaande uit:
    • puntsgewijze samenvatting van de antwoorden, onderverdeeld in problemen, successen, risico’s en behoeften.
    • omschreven samenvatting
    • korte omschrijving met behoefte stelling
    • voorstel van 5 OKR’s (doelen met tussenresultaten)
  • Oplevering van een template actielijst waarin de maatregelen benoemd kunnen worden met bijbehorende acties, risico’s en verantwoordelijkheden.
  • Een samenvatting in één document van maximaal 20 pagina’s.
  • Besef je dat je voortaan weer lekker kunt slapen, omdat je de uitdagingen van jouw project kent en weet welke de hoogste prioriteit hebben.
  • Loop je met een gerust hart naar de koffieautomaat, want je hebt draagvlak gecreëerd onder de medewerkers door hen intensief te betrekken bij de voorbereidingen.
  • Heb je vertrouwen in je plan, omdat het in gezamenlijkheid tot stand is gekomen. Samen met je collega’s heb je aan alle aspecten gedacht en waar mogelijk hebben jullie voor eenvoudige oplossingen gekozen.
  • Kijk je vol verwachting uit naar de einddatum van het project en ben je benieuwd welke collega’s zullen schitteren tijdens de uitvoering ervan. Bij de voorbesprekingen is er zo’n goede sfeer gecreëerd, dat jullie zonder twijfel constructief naar het doel gaan toewerken.
  • Betrap je jezelf erop dat je het budgetbeheer een leuke uitdaging bent gaan vinden. Je ziet het bijna als een spel om jullie gezamenlijke plan te bewaken en iedereen bij de les te houden. Ook op het gebied van de financiën. Door het duidelijke plan is het veel makkelijker om aan verwachtingsmanagement te doen.

Onderstaande prijzen gelden voor één of meerdere workshops die op 1 dag tegelijkertijd worden gegeven:

Basisprijs € 7.200,- (min. 8 deelnemers): € 900,- per persoon
Extra fysieke deelnemers 50% korting: € 450,- per persoon

Personen die door omstandigheden niet aan een fysieke workshop kunnen deelnemen, kunnen op een later tijdstip alsnog hun input leveren via digitale aanlevering. De prijs hiervoor bedraagt.

Extra digitale deelnemers 70% korting: € 270,- per persoon
Rekenvoorbeeld bij 25 deelnemers (7 extra fysiek en 10 extra digitaal): €7.200 + €450 * 7 + €270 *10 = € 13.050

Bij meer dan 13 fysieke deelnemers op 1 dag delen we de groep op en krijgt elk deelgroep een eigen copiloot, die door de ProjectPiloot wordt ingevlogen.

Bij workshops verdeeld over meerdere dagen geldt telkens de basisprijs plus eventuele extra deelnemers.

Alle genoemde prijzen zijn exclusief btw.

Dat wil ik!